Viestintäsuunnitelma

Asukkaiden ja isännöitsijän välinen kuilu on monesti suuri vain siksi, ettei keskeisiä yhteistyön tekijöitä ole selkeästi sovittu.

Viestintä tuottaa harmaita hiuksia monella tapaa

    kenen vastuulla viestintä missäkin tapauksessa on (huolto, isännöitsijä, hallitus, asukas)?
    millä aikataululla viestintä toteutetaan?
    kenelle viestintä suunnataan missäkin tapauksessa?
    kuinka varmistetaan viestin perillemeno / huomioiminen?
    mitä viestintäkanavia voidaan käyttää?

Viestintäsuunnitelma on väline, jolla sekä isännöitsijä, asukkaat että huoltoyhtiö tietävät ”talon tavat”.

Viestinnän suunnittelussa huomioitavia seikkoja:
1. Tavoitteet

    As Oy:n toiminnot pyörivät hyvin pitkälle vuosittain samojen asioiden ympärillä.
    Yhtiökokoukset, hallituksen kokoukset, pihan kunnostustalkoot, korjaukset jne.
    Vuosittain tapahtuville asioille voi tehdä yksinkertaisen vuosisuunnitelman:

    Ajankohta Viestittävä asia Kuka vastaa Viestintäkanavat
    Helmikuu Hallituksen taloudellinen info edellisen vuoden tilikaudesta hallituksen pj. + isännöitsijä kirjoittaa, isännöitsijätoimisto jakaa Jakelu postiluukuista + isännöitsijätoimiston talokohtainen www

    Viestinnän tavoitteissa huomioidaan myös PTS-suunnitelman tavoitteet.
    Viestinnän painopistealueet johdetaan suoraan PTS-suunnittelusta, energiatehokkuutta korostavassa talossa viestinnässä huomioidaan kulutustietojen infoaminen ja toimenpideohjeiden jakelu energiansäästön näkökulmasta.

2. Kohderyhmät ja vastuuhenkilöt

    Asukkaat
    Omistajat
    Hallitus
    Isännöitsijä
    Palveluntuottajat (huolto, sähkölaitos, kaukolämpö, tilintarkastus ym.)
    Viranomaiset

3. Viestintäkanavat

    Postiluukusta jaettava tiedote
    Ilmoitustaulut porraskäytävässä
    Talon omat internetsivut (esim.
    Isännöitsijätoimiston talokohtaiset internetsivut
    Kirje
    Tekstiviesti

    Uusi Asunto-osakeyhtiölaki mahdollistaa myös sähköposten keinojen (SMS / email) käyttämisen virallisessa viestinnässä. Asiasta kannattaa keskustella isännöitsijän kanssa.

    Yhteisesti (kirjallisesti) sovittavat pelisäännöt auttavat yhteistoimintaa asunto-osakeyhtiön hallinnossa.